Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Voixia Solutions Inc. (« Voixia », « nous ») est une société constituée en vertu des lois fédérales canadiennes, ayant son siège au Québec. Nous offrons des services de réceptionniste virtuel par intelligence artificielle, d'automatisation de flux de travail et de services gérés destinés aux petites et moyennes entreprises (PME).

2. Champ d'application

La présente politique s'applique à tous les renseignements personnels et confidentiels collectés, utilisés, communiqués ou conservés par Voixia dans le cadre de ses relations contractuelles avec ses clients corporatifs (les « Clients »). Elle couvre notamment les données traitées via nos systèmes d'IA vocale, nos outils d'automatisation, nos plateformes de gestion de données et nos services de communication.

3. Cadre législatif applicable

Voixia se conforme aux lois suivantes :

• Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25) — Québec
• LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) — Canada
• Code civil du Québec, art. 35–41 (protection de la vie privée)
• Code criminel canadien, art. 184 (interception de communications privées)

En cas de conflit entre les lois applicables, la norme offrant la protection la plus élevée prévaut.

4. Types de renseignements collectés

Dans le cadre de la prestation de nos services, Voixia peut collecter les catégories de renseignements suivantes :

Données des clients corporatifs :

• Coordonnées des représentants désignés (nom, titre, courriel, téléphone)
• Informations d'entreprise (raison sociale, numéro d'entreprise, coordonnées bancaires aux fins de facturation)
• Accès aux systèmes et identifiants de connexion fournis aux fins d'intégration

Données opérationnelles traitées pour le compte des clients :

• Enregistrements audio d'appels téléphoniques (lorsque activé et annoncé en début d'appel)
• Transcriptions d'appels générées par IA
• Renseignements communiqués verbalement par les utilisateurs finaux des clients (ex. : locataires, patients, clients)
• Données de journalisation (horodatage, numéro de téléphone entrant, durée d'appel)
• Informations contenues dans les fiches, formulaires ou bases de données transmises par le client aux fins d'intégration

Données techniques :

• Journaux d'accès aux systèmes
• Métadonnées d'utilisation des plateformes
• Données de configuration des flux d'automatisation

5. Finalités du traitement

Les renseignements sont collectés et utilisés aux fins suivantes :

• Prestation des services contractuels convenus avec le Client
• Configuration, personnalisation et amélioration des systèmes d'IA vocale
• Contrôle de la qualité et formation interne des modèles de réponse
• Journalisation des interactions aux fins de traçabilité et de résolution de litiges
• Facturation et gestion de la relation client
• Respect des obligations légales et réglementaires
• Communication d'informations essentielles liées aux services

6. Enregistrement des appels

Lorsque la fonctionnalité d'enregistrement est activée pour un Client, Voixia s'assure que :

• Un message d'avertissement clair est diffusé en début de chaque appel, avant tout échange substantiel
• La poursuite de l'appel après l'avertissement constitue un consentement implicite à l'enregistrement, conformément à l'art. 184 du Code criminel et aux principes de la Loi 25
• Les enregistrements sont conservés dans des environnements sécurisés avec accès restreint
• La durée de conservation est définie dans le contrat de services et n'excède pas la période nécessaire aux finalités déclarées
• Le Client est responsable de refléter cette pratique dans sa propre politique de confidentialité à l'égard de ses utilisateurs finaux

7. Fournisseurs de services tiers

Voixia fait appel à des fournisseurs de services tiers pour assurer certaines fonctionnalités de sa plateforme (traitement IA, stockage, automatisation, communications). Ces fournisseurs :

• N'ont accès aux renseignements que dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs fonctions
• Sont liés par des ententes contractuelles incluant des obligations de confidentialité et de sécurité
• Sont sélectionnés en tenant compte de leur conformité aux lois applicables en matière de protection des données

Des ententes de traitement de données (Data Processing Agreements) sont maintenues avec les fournisseurs tiers ayant accès à des renseignements personnels, conformément aux exigences de la Loi 25.

8. Transferts hors Québec

Certains fournisseurs tiers peuvent traiter des données à l'extérieur du Québec ou du Canada. Dans ces cas :

• Voixia effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout transfert international significatif
• Des mécanismes contractuels adéquats sont mis en place pour assurer une protection équivalente
• Le Client est informé des juridictions concernées sur demande

9. Sécurité des renseignements

Voixia met en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements traités, incluant :

• Chiffrement des données en transit et au repos
• Contrôle d'accès basé sur le principe du moindre privilège
• Authentification à facteurs multiples pour les systèmes critiques
• Journalisation des accès et surveillance des anomalies
• Procédures de réponse aux incidents de confidentialité

10. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire aux finalités déclarées ou tel que prévu au contrat de services. À l'expiration de la période de conservation :

• Les données sont détruites de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible
• Une procédure de destruction documentée est maintenue
• À la résiliation du contrat, les données du Client sont retournées ou détruites dans un délai de 30 jours, sur demande écrite

11. Droits des personnes concernées

Toute personne physique dont les renseignements sont traités par Voixia (dans le cadre de ses opérations directes) peut exercer les droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir copie des renseignements la concernant
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Droit à la portabilité : recevoir ses renseignements dans un format technologique structuré
• Droit de retrait du consentement : retirer son consentement, sous réserve des contraintes légales et contractuelles

Les demandes doivent être adressées par écrit à l'adresse indiquée à la section 13. Pour les utilisateurs finaux des clients de Voixia, les droits doivent être exercés directement auprès du Client concerné.

12. Incidents de confidentialité

En cas d'incident impliquant des renseignements personnels présentant un risque sérieux de préjudice :

• Voixia notifie la Commission d'accès à l'information (CAI) dans les délais prévus par la Loi 25
• Le Client affecté est notifié sans délai raisonnable
• Un registre des incidents est maintenu conformément à la réglementation
• Des mesures correctives sont mises en place pour prévenir la récurrence

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Voixia a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

Toute question, plainte ou demande relative à la présente politique doit être adressée à cette personne.

14. Modifications de la politique

Voixia se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps. Les modifications entrent en vigueur dès leur publication sur voixia.ca. En cas de modification substantielle, les clients actifs en seront informés par courriel au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur.